Оформление увольнения в 1С и СБИС: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С — операция на десять минут, если знать последовательность, и источник штрафов, если действовать наугад. Программа сама посчитает компенсацию отпуска, сформирует приказ Т-8 и подготовит ЕФС-1, но только при правильно заполненном документе «Увольнение». Одна неверная галочка — и в СФР уйдёт не та статья ТК РФ, а работник получит неправильный расчёт.

Юридическая рамка не зависит от программы: расчёт в день увольнения по ст. 140 ТК РФ, подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа, выдача СТД-Р и выписок. Софт лишь помогает уложиться в эти сроки.

Разберём процедуру в 1С ЗУП 8.3 и в СБИС по шагам, а заодно типовые ошибки, за которые кадровиков ругают и трудовая инспекция, и Социальный фонд.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения сотрудника в 1С

До создания документа в программе соберите юридическую основу. Без неё даже идеально проведённый документ не спасёт при споре.

• Основание: заявление работника, соглашение сторон, уведомление о сокращении или акты о проступке. Дата увольнения в программе должна совпадать с основанием.
• Остатки отпусков: откройте в ЗУП отчёт «Остатки отпусков» и сверьте с личной карточкой. Расхождения чаще всего тянутся из ошибок при переносе данных между программами.
• Незакрытые авансы, займы, удержания по исполнительным листам — их нужно корректно учесть в окончательном расчёте с лимитом удержаний из ст. 138 ТК РФ.
• Статью ТК РФ для записи: формулировка в приказе, трудовой книжке и ЕФС-1 обязана быть одинаковой, вплоть до пункта и части.

Отдельно проверьте дату приказа. От неё, а не от последнего рабочего дня, отсчитывается срок сдачи кадрового отчёта в СФР.

Увольнение сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошаговая инструкция

Порядок в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 выглядит так.

1. Откройте раздел «Кадры», далее «Приёмы, переводы, увольнения», создайте документ «Увольнение». В версии КОРП документ доступен и из карточки сотрудника.
2. Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день.
3. На вкладке «Условия увольнения» выберите основание: программа хранит справочник статей ТК РФ, для собственного желания это п. 3 ч. 1 ст. 77. Здесь же задаётся компенсация отпуска: ЗУП сам подставит заработанные дни, но цифру стоит сверить с отчётом по остаткам.
4. Вкладка «Начисления и удержания» покажет расчёт: зарплата за отработанные дни, компенсация, выходное пособие при сокращении. Суммы редактируются вручную, но каждое ручное вмешательство фиксируйте бухгалтерской справкой.
5. На вкладке «Дополнительно» заполните реквизиты приказа и подписанта.
6. Проведите документ. Из формы печати выведите приказ Т-8, записку-расчёт Т-61 и СТД-Р для выдачи работнику.
7. Выплатите расчёт ведомостью в день увольнения — документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с характером выплаты «Увольнение».

ЕФС-1 и СТД-Р: отчётность из 1С после увольнения

После проведения увольнения сотрудника в 1С ЗУП программа сама ставит задачу на сдачу кадрового отчёта.

Сформируйте ЕФС-1: раздел «Отчётность, справки», документ «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)». Мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» подтянется автоматически с кодом причины вида «п3ч1с77тк» и реквизитами приказа. Проверьте СНИЛС: битые номера — главная причина отказов в приёме.

Отправить форму можно прямо из 1С через сервис 1С-Отчётность либо выгрузить файл и передать через другого оператора. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа (п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Квитанцию о приёме сохраните: при споре о сроках она ваш главный аргумент.

СТД-Р печатается из документа увольнения или из карточки сотрудника. Выдаётся в последний рабочий день тем, у кого нет бумажной трудовой книжки, на бумаге или электронно с УКЭП по выбору работника.

СБИС: увольнение сотрудника и отправка отчётности

В СБИС увольнение сотрудника оформляется двумя путями в зависимости от того, что вы используете: кадровый модуль или только отчётность.

1. В разделе «Сотрудники» откройте карточку работника и выберите действие «Уволить». Укажите дату, основание по ТК РФ и реквизиты приказа. Если подключён КЭДО, заявление и приказ подписываются электронными подписями прямо в системе.
2. СБИС автоматически создаст черновик ЕФС-1 с подразделом 1.1. Проверьте код причины увольнения и отправьте отчёт в СФР. Статус доставки отслеживается в ленте документооборота: дождитесь именно положительного протокола, а не только квитанции оператора.
3. Если кадры ведутся в 1С, а СБИС служит только для отправки, выгрузите из ЗУП файл ЕФС-1 в формате XML и загрузите его в СБИС через «Отчётность».

Полезная мелочь: СБИС умеет сверять кадровые события с ранее сданными отчётами и подсвечивает дубли мероприятий. Это спасает, когда увольнение по ошибке отправили дважды — из 1С и из СБИС.

Частые ошибки в 1С и СБИС при увольнении

Разбор типовых проверок инспекции и протоколов СФР показывает одни и те же промахи.

• Неверная статья ТК РФ в справочнике оснований: выбрано «соглашение сторон», а в приказе собственное желание. Расхождение уходит в ЕФС-1 и в трудовую книжку.
• Компенсация отпуска рассчитана от неполных данных: при переносе базы потерялись старые отпуска, и программа показывает меньше дней, чем заработано. Ответственность всё равно на работодателе.
• Документ провели, а ведомость на выплату создали следующим днём. Формально это уже задержка расчёта со штрафом по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и процентами по ст. 236 ТК РФ.
• ЕФС-1 сформировали, но не отправили: задача повисла в списке, срок прошёл. Настройте напоминания или контроль второй подписи.
• В СБИС отчёт ушёл с отрицательным протоколом, и его никто не переотправил. Отчёт с отказом считается несданным.

Штраф за просроченное или ошибочное кадровое мероприятие — 500 рублей за застрахованное лицо плюс 300–500 рублей должностному лицу по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Приём и увольнение сотрудников как единый процесс

Компании, где текучка заметная, выигрывают от того, что приём, увольнение сотрудников и кадровые отчёты описаны единым регламентом, а не живут в голове одного кадровика. Минимальный набор правил такой: любое кадровое мероприятие проводится в программе в день издания приказа, отчёт в СФР уходит в тот же день, расчёт выплачивается ведомостью с датой увольнения, а выдача документов фиксируется под подпись.

Раз в квартал полезно прогонять сверку: список приказов против отправленных мероприятий ЕФС-1. Десять минут работы закрывают риск накопленных штрафов по 500 рублей за человека.

Когда возникает нестандартный случай, например увольнение дистанционщика из другого региона или сотрудника на больничном, быстрее спросить, чем экспериментировать в базе. AI-юрист «Юрист-8» отвечает на такие вопросы за минуту, ответ дополнительно проверяет живой юрист — удобно, когда срок сдачи ЕФС-1 уже завтра.