Увольнение в связи со смертью сотрудника: оформление и выплаты семье

Увольнение сотрудника в связи со смертью — процедура, с которой кадровик сталкивается редко, а ошибиться в ней особенно неприятно: на другой стороне — семья, потерявшая близкого. Вопросов сразу много. Какой датой прекращать договор, если о смерти узнали через месяц? Кто вправе получить зарплату и трудовую книжку умершего? Удерживать ли НДФЛ и что сдавать в СФР?

Закон отвечает на все эти вопросы точно. Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ: трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Формально это не «увольнение», а прекращение договора, но на практике термин «увольнение по смерти сотрудника» устоялся, и мы будем использовать оба.

Разберём процедуру по шагам: документы, даты, выплаты родственникам, налоги и отчётность на 2026 год.

Основание и документы: с чего начинается увольнение по смерти сотрудника

Единственное надлежащее основание для приказа — свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом, либо вступившее в силу решение суда об объявлении гражданина умершим или признании безвестно отсутствующим (ст. 45, 42 ГК РФ). Звонок родственников, некролог или сообщение коллег основанием не являются: до получения документа договор продолжает действовать.

Пока свидетельства нет, в табеле проставляйте неявку по невыясненным причинам (код «НН»). Зарплата за эти дни не начисляется — работы не было. Запросите копию свидетельства у родственников письменно; если близких нет или они не выходят на связь, сведения можно получить через ЗАГС по запросу в установленных случаях либо дождаться обращения наследников.

Если человек пропал и о нём ничего не известно, признать его безвестно отсутствующим суд может через год отсутствия сведений (ст. 42 ГК РФ), умершим — через пять лет, а при обстоятельствах, угрожавших смертью, — через шесть месяцев. Всё это время должность числится занятой, но на неё можно принять работника по срочному договору на время отсутствия основного.

Приказ и дата прекращения договора

Порядок оформления пошагово:

1. Получите копию свидетельства о смерти и приложите её к личному делу.
2. Издайте приказ о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Дата издания приказа — день, когда работодатель получил свидетельство. Дата прекращения договора — день смерти, указанный в свидетельстве, даже если он был выходным, отпускным или днём больничного.
3. Строку об ознакомлении работника оставьте пустой или сделайте запись о невозможности ознакомления. Подпись родственников в приказе не нужна и не предусмотрена.
4. Внесите запись в трудовую книжку: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
5. Сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа — на 2026 год срок тот же, что и для обычных увольнений.

Разрыв между датой смерти и датой приказа — нормальная ситуация, нарушением не является. Пример: работник умер 3 мая в другом регионе, свидетельство семья привезла 26 мая. Приказ издаётся 26 мая, договор прекращается 3 мая, табель за промежуток закрыт кодом «НН».

Выплаты семье: кому, что и в какой срок

Увольнение умершего сотрудника завершается расчётом, который получает не наследство в целом, а конкретные люди по ст. 141 ТК РФ: члены семьи, проживавшие совместно с умершим, а также нетрудоспособные иждивенцы независимо от совместного проживания. Состав выплат:

Для получения расчёта родственник подаёт заявление, копию свидетельства о смерти, свой паспорт и документ о родстве и совместном проживании: свидетельство о браке, о рождении, справку о составе семьи. Выплатить нужно не позднее недельного срока со дня подачи документов. Если за четыре месяца со дня смерти никто не обратился, суммы включаются в наследственную массу и выплачиваются уже по свидетельству о праве на наследство через нотариуса (ст. 1183 ГК РФ).

Пособие на погребение выплачивает работодатель лицу, взявшему на себя похороны, с последующим возмещением из СФР; на 2026 год базовый размер после февральской индексации составляет порядка 9,7 тысячи рублей, в местностях с районными коэффициентами — выше.

Налоги, взносы и трудовая книжка

Налоговый режим выплат особый. Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ), поэтому зарплата и компенсация за отпуск, выплачиваемые родственникам умершего, НДФЛ не облагаются — эту позицию Минфин подтверждает стабильно. Страховыми взносами эти суммы также не облагаются: выплата производится лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией. Пособие на погребение налогами не облагается в принципе.

Трудовую книжку выдайте под расписку члену семьи, предъявившему документы о родстве, либо вышлите почтой по его письменному заявлению. Невостребованная книжка хранится у работодателя до востребования, по общему правилу — 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 2003 года. Выдавать её «любому знакомому» нельзя.

Если в такой ситуации возникают нестандартные вопросы — несколько претендентов на расчёт, долг работника перед компанией, смерть в командировке, — быстрее всего проверить решение у ИИ-юриста «Юрист-8»: он отвечает со ссылками на нормы примерно за минуту, а живой юрист проверяет ответ. Это удобно и кадровикам, и родственникам, оформляющим выплаты.