Справки и выписки при увольнении: что обязан выдать работодатель

Справки сотруднику при увольнении — та часть кадровой рутины, где чаще всего нарушают закон, причём обе стороны об этом даже не догадываются. Работодатель уверен, что достаточно отдать трудовую книжку. Работник вспоминает о справках через месяц, когда банк отказывает в ипотеке, а служба занятости не может посчитать пособие.

Между тем часть выписок закон требует выдать автоматически в последний день работы, а остальные — в течение трёх рабочих дней после письменного запроса. Нарушение любого из этих сроков — повод для жалобы в трудовую инспекцию и взыскания компенсации.

Разложим по полочкам, какие документы надо выдать сотруднику при увольнении сразу, что выдаётся по заявлению, зачем каждая справка нужна и как действовать, если работодатель тянет с выдачей.

Справки, которые выдаются при увольнении автоматически

Без всяких заявлений в день прекращения договора работник получает четыре документа со сведениями персонифицированного учёта и оплаты труда.

• СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Выдаётся тем, кто отказался от бумажной трудовой книжки. В форме видны приём, переводы и увольнение с формулировкой и статьёй ТК РФ.
• Выписка из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 — сведения о страховом стаже за период работы в компании. Именно по ним СФР потом назначает пенсию.
• Выписка из персонифицированных сведений о физических лицах за месяц увольнения — там отражены начисленные выплаты и взносы.
• Выписка из раздела 3 расчёта по страховым взносам (РСВ) за последний квартал.

Пятый обязательный документ — расчётный листок по ст. 136 ТК РФ с расшифровкой окончательного расчёта: оклад за отработанные дни, компенсация отпуска, удержания. Без листка работник просто не может проверить, всё ли ему выплатили.

Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении по заявлению

Вторая корзина — справки по письменному запросу. Правило одно: три рабочих дня на выдачу, бесплатно, отказать нельзя (ст. 62 ТК РФ).

Запрашивать справки может и давно уволенный сотрудник: срок давности для запроса в ст. 62 ТК РФ не установлен. Организация обязана хранить кадровые документы десятки лет, а при ликвидации сдать их в архив.

Сроки выдачи: два разных правила

Кадровики нередко путают два срока, а от них зависит, было ли нарушение.

1. Документы обязательного набора выдаются строго в день увольнения вместе с трудовой книжкой и расчётом (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Перенести выдачу «на после праздников» нельзя.
2. Справки по запросу — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). Считаются именно рабочие дни: заявление в пятницу означает выдачу не позднее среды.

Если работник в день увольнения отсутствовал, работодатель в тот же день направляет уведомление о необходимости получить документы. Дальше документы выдаются в течение трёх рабочих дней после обращения работника.

Отдельная ситуация — увольнение, когда какие документы выдать сотруднику 2026 год предписывает уже с учётом электронного документооборота: при КЭДО справки можно направлять в электронном виде с квалифицированной подписью, но только если работник дал на это согласие. Навязать электронный формат вместо бумажного нельзя.

Типичные ошибки работодателей со справками

По опыту проверок трудовой инспекции чаще всего встречаются одни и те же промахи.

• Выдают только трудовую книжку, а выписки из ЕФС-1 и РСВ игнорируют. Формально это уже нарушение, даже если работник ничего не просил.
• Печатают отменённые формы: справку 182н, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ. На 2026 год эти документы не действуют, их заменили ЕФС-1 и персонифицированные сведения.
• Требуют объяснить, зачем работнику справка. Незаконно: ст. 62 ТК РФ не ставит выдачу в зависимость от цели.
• Выдают справку о среднем заработке для центра занятости по произвольной форме без учёта требований региона, и работнику приходится ходить дважды.
• Берут плату за «повторные» копии. Любые документы, связанные с работой, выдаются безвозмездно, количество запросов не ограничено.

Каждая такая ошибка при проверке квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ со штрафом для организации до 50 000 рублей, а при повторе — до 70 000 рублей.

Справки не выдают: как работнику получить своё

Алгоритм защиты занимает меньше времени, чем кажется.

1. Напишите заявление на имя руководителя с перечнем нужных справок. Вручите под отметку на своём экземпляре или отправьте заказным письмом с описью. С этого дня пошёл трёхдневный срок.
2. Срок вышел — подайте жалобу в государственную инспекцию труда через Онлайнинспекция.рф. Приложите копию заявления. Инспекция обычно реагирует предписанием, и справки находятся за неделю.
3. Если из-за отсутствия справки вы понесли убытки, например не получили пособие по безработице за месяц, взыщите их через суд вместе с компенсацией морального вреда (ст. 237 ТК РФ). Госпошлины нет.

Часть сведений можно добыть и без работодателя: выписку о трудовой деятельности СТД-СФР и данные о стаже закажите на Госуслугах, справку о доходах — в личном кабинете на сайте ФНС. Это рабочий обходной путь, когда компания ликвидирована или просто молчит.

Сомневаетесь, какую справку требовать в вашей ситуации? AI-юрист «Юрист-8» за минуту подскажет точный перечень и составит текст заявления, а живой юрист проверит ответ.