Отчётность при увольнении сотрудника в 2026 году: ЕФС-1 и СФР

Отчёт при увольнении сотрудника в 2026 году — это не один документ, а целая цепочка: срочная кадровая форма в Социальный фонд плюс налоговая отчётность, в которую уволенный попадёт ещё несколько месяцев. Самая опасная ошибка — забыть про подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который сдаётся уже на следующий рабочий день после приказа.

Цена промедления невелика на бумаге, но неприятна на практике: штраф за каждое застрахованное лицо, отдельное наказание должностному лицу и, что хуже, проблемы уволенного при оформлении пособия по безработице, ведь центр занятости видит сведения именно из базы СФР.

Ниже — точный календарь: какие отчёты сдать при увольнении сотрудника, в какие сроки, как заполнить графы про основание увольнения и что делать, если ошибку уже отправили.

Какой отчёт при увольнении сотрудника в 2026 сдаётся первым: ЕФС-1

Главная и самая срочная форма — ЕФС-1 при увольнении сотрудника, точнее её подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении (п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Не за днём увольнения, а именно за днём приказа — это важно, когда приказ издают заранее.

В подразделе 1.1 заполняются:

• кадровое мероприятие — «УВОЛЬНЕНИЕ» и его дата;
• сведения о должности и подразделении;
• причина увольнения — пункт, часть и статья ТК РФ в виде кода, например «п3ч1с77тк» для увольнения по собственному желанию;
• реквизиты приказа: дата и номер.

Работодатели с численностью свыше 10 человек сдают форму только электронно с квалифицированной подписью. Малым компаниям доступен бумажный вариант, но на практике почти все отправляют через оператора ЭДО или кабинет страхователя СФР.

Все отчёты при увольнении сотрудника в 2026: календарь

Уволенный работник не исчезает из отчётности сразу. Вот полная картина того, куда и когда попадают сведения о нём.

Если сотрудник увольнялся с компенсацией отпуска или выходным пособием сверх необлагаемого лимита, проверьте корректность кодов доходов в 6-НДФЛ: налоговая сверяет их с РСВ автоматически, и расхождение вызовет требование о пояснениях.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении: пошагово

Порядок заполнения утверждён СФР, но кадровики стабильно спотыкаются на одних и тех же полях. Пошаговый порядок выглядит так.

1. Заполните титульный лист: регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП, наименование.
2. В подразделе 1 укажите СНИЛС, ИНН и ФИО работника. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа в приёме формы.
3. В таблице мероприятий выберите «УВОЛЬНЕНИЕ», поставьте дату прекращения договора.
4. Заполните графу с причиной: код нормы ТК РФ без пробелов и точная текстовая формулировка, совпадающая с приказом и трудовой книжкой. Для соглашения сторон — «п1ч1с77тк», для сокращения — «п2ч1с81тк».
5. Укажите документ-основание: приказ, его номер и дату.
6. Отправьте форму и сохраните квитанцию о приёме. Именно она подтверждает соблюдение срока при споре с фондом.

Протокол с ошибкой «Документ не принят» означает, что отчёт не сдан вовсе: исправляйте и отправляйте заново, срок продолжает течь.

Штрафы: во что обходится просрочка

За несдачу или опоздание с кадровым отчётом наказание применяется по двум линиям сразу.

• По ст. 17 закона № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не сданы или сданы с ошибкой. При массовом сокращении в 40 человек это уже 20 000 рублей.
• По ст. 15.33.2 КоАП РФ — штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей за каждый несданный документ.

Есть и смягчающие механизмы. Если самостоятельно найти ошибку и сдать уточнение до того, как её обнаружит фонд, финансовой санкции не будет. А назначенный штраф по 27-ФЗ можно уплатить в размере 50 процентов, если перечислить деньги в первые 10 календарных дней после получения требования.

Отдельный риск не связан со штрафами: пока в базе СФР увольнение сотрудника не отражено, человек не может встать на учёт как безработный и оформить пособие. Такие жалобы быстро доходят до трудовой инспекции и прокуратуры, а проверка по жалобе редко ограничивается одним эпизодом.

СФР, увольнение сотрудника и события после расчёта

Взаимодействие с фондом не заканчивается отправкой ЕФС-1. Про СФР при увольнении сотрудника стоит помнить ещё две вещи.

Первая — больничный после увольнения. Если бывший работник заболел в течение 30 календарных дней после расторжения договора, пособие по нетрудоспособности ему выплачивается в размере 60 процентов среднего заработка независимо от стажа (ст. 7 закона № 255-ФЗ). Работодатель в этом случае передаёт в фонд сведения для назначения выплаты по запросу через СЭДО.

Вторая — сверка данных. Фонд сопоставляет кадровые мероприятия из подраздела 1.1 с данными о взносах. Если увольнение отражено, а начисления продолжают поступать, страхователь получит уведомление о несоответствии. Обычно причина в том, что премию по итогам квартала начислили уже после увольнения: это законно, но в РСВ и персонифицированных сведениях бывшего работника нужно показать в месяце начисления.

Если сомневаетесь, какой отчёт при увольнении сотрудника нужен в нестандартной ситуации, например при увольнении умершего работника или иностранца, задайте вопрос AI-юристу «Юрист-8»: он отвечает за минуту, а корректность ответа контролирует практикующий юрист.