Документы при увольнении сотрудника в 2026 году: полный список

Документы при увольнении сотрудника в 2026 году выдаются по правилам ст. 84.1 ТК РФ, и правила эти строже, чем думает большинство работодателей. Часть бумаг работник должен получить в последний рабочий день без всяких заявлений. За задержку хотя бы одного обязательного документа компания рискует штрафом до 50 000 рублей и оплатой работнику времени вынужденной задержки.

Путаницы добавили реформы последних лет: справка 182н отменена, бумажную трудовую многие заменили электронной, сведения о стаже ушли в ЕФС-1. Кадровики по инерции выдают устаревшие формы, а работники не знают, что вправе требовать.

В этой статье — полный список того, какие документы выдать сотруднику при увольнении, сроки, основания и план действий для работника, которому документы не отдают.

Какие документы выдать сотруднику при увольнении обязательно

Обязательный набор выдаётся в день прекращения трудового договора каждому увольняемому. Заявление работника не требуется.

Все выписки заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Выдачу трудовой книжки фиксируют в книге учёта движения трудовых книжек под подпись работника.

Документы по письменному заявлению работника

Вторая группа — документы, выдаваемые сотруднику при увольнении в 2026 году только по его запросу. Срок выдачи — три рабочих дня с даты заявления (ст. 62 ТК РФ), причём запросить их может и уже уволенный работник, хоть через год.

• справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) — нужна новому работодателю для вычетов и банкам для кредита;
• справка о среднем заработке за последние три месяца — для постановки на учёт в службе занятости;
• копии приказов о приёме, переводах, поощрениях, увольнении;
• копия трудового договора и допсоглашений, если свой экземпляр утерян;
• характеристика — закон не обязывает её составлять, но большинство работодателей выдают по запросу.

Плата за копии не взимается. Отказ со ссылкой на «коммерческую тайну» незаконен: документы касаются работы самого сотрудника.

Порядок выдачи в последний день: пошагово

Если вы кадровик и думаете, какие документы нужны при увольнении сотрудника и в какой последовательности их оформить, держите проверенный порядок.

1. Издайте приказ об увольнении, ознакомьте работника под подпись. При отказе от подписи составьте акт.
2. Внесите запись в трудовую книжку с точной формулировкой и ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».
3. Подготовьте выписки из ЕФС-1, персонифицированных сведений и РСВ, заверьте их.
4. Выдайте весь пакет и произведите окончательный расчёт (ст. 140 ТК РФ) в день увольнения.
5. Если работник в этот день отсутствует, в тот же день направьте ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку почтой. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку.
6. Не позднее следующего рабочего дня подайте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием об увольнении.

Что изменилось к 2026 году

Набор документов сотруднику при увольнении в 2026 отличается от того, что выдавали ещё несколько лет назад.

• Справка 182н о заработке для расчёта больничных больше не выдаётся: с 2023 года СФР получает данные о выплатах напрямую от работодателей, и новый работодатель запрашивает их в фонде автоматически.
• Форма СЗВ-СТАЖ ушла в прошлое, сведения о стаже теперь входят в единую форму ЕФС-1, которую сдают в Социальный фонд России.
• СТД-Р выдаётся на бумаге или, с согласия работника, в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью.
• Работникам, у которых ведётся бумажная трудовая книжка, СТД-Р выдавать не обязательно, но по заявлению можно выдать обе формы.

На 2026 год действует именно такой порядок. Если в вашей компании до сих пор печатают 182н или СЗВ-М, это верный признак, что кадровое делопроизводство пора обновить.

Ответственность за невыдачу документов

За нарушение порядка выдачи работодатель отвечает сразу по нескольким направлениям.

• Административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение дороже: до 70 000 рублей и возможная дисквалификация руководителя.
• Материальная ответственность по ст. 234 ТК РФ: если из-за задержки трудовой книжки человек не смог устроиться на новую работу, ему оплачивается весь период задержки по среднему заработку.
• Компенсация морального вреда по ст. 237 ТК РФ — суды присуждают обычно от 5 000 до 30 000 рублей.

Пример из практики: компания три недели не отдавала трудовую книжку менеджеру, требуя сначала подписать обходной лист. Суд взыскал средний заработок за 15 рабочих дней задержки и 10 000 рублей морального вреда. Обходной лист, к слову, Трудовым кодексом вообще не предусмотрен и условием выдачи документов быть не может.

Работнику не выдают документы: план действий

Если в день увольнения вам не выдали трудовую книжку, выписки или расчётный листок, действуйте последовательно.

1. Подайте письменное требование о выдаче документов: два экземпляра, на вашем — отметка о принятии. Можно направить заказным письмом с описью вложения.
2. Нет реакции за три рабочих дня — жалоба в трудовую инспекцию через сервис Онлайнинспекция.рф. Инспекция проводит проверку и выносит предписание.
3. Параллельно или вместо жалобы — иск в районный суд. Госпошлиной трудовые иски работников не облагаются (ст. 393 ТК РФ). Срок обращения — три месяца со дня нарушения, по спорам о задержке трудовой книжки лучше не тянуть.

Чтобы быстро понять, что именно вам обязаны выдать в вашей ситуации и как сформулировать требование, задайте вопрос AI-юристу «Юрист-8»: ответ придёт за минуту, а его точность проверяет живой юрист.